At være iværksætter byder på mange udfordringer, men faktureringen bør ikke være en af dem. Alligevel er der mange iværksættere og virksomhedsejere, der ikke har helt styr på, hvordan man fakturerer korrekt og efter loven. Denne korte guide gennemgår de lovmæssige krav, som du skal have styr på, når du fakturerer dine kunder.

De lovmæssige krav

Juridisk set dokumenterer fakturaen, at der har foregået en handel mellem dig og din kunde. Fakturaen er således et dokument, der specificerer hvad du har solgt, og hvad du i den forbindelse opkræver i betaling over for kunden.

Du er af loven forpligtiget til at skrive minimum to fakturaer, hver gang du har solgt en vare eller en ydelse – én til kunden og én til dit eget regnskab. Du kan undtagelsesvist lade være med at skrive en faktura, hvis du bruger et kasseapparat. Her vil kassebonen erstatte fakturaen, men den vil dog indeholde godt og vel de samme oplysninger. 

Men udover at du skal skrive en faktura, er der også en række lovmæssige krav til, hvad den præcist skal indeholde:

  • Fakturanummer
    Alle fakturaer skal have et unikt fakturanummer. Dette nummer er en del af en forløbende nummerserie. Dvs. at nummeringen er stigende og sat i system. Således vil din første faktura have fakturanummer 1, og den næste faktura nummer 2 osv. Nummerserien sikrer, at der ikke mangler en faktura i regnskabet, eller der foregår snyd i virksomheden. Man arbejder umiddelbart kun med én nummerserie, men i nogle tilfælde kan der være god grund til at arbejde med flere nummerserier – f.eks. hvis du har både en fysisk butik og en webshop under samme virksomhed.
     
  • Information om den sælgende virksomhed
    Du skal oplyse virksomhedsnavn, adresse og CVR-nummer på fakturaen.
     
  • Information om køber
    Ligeledes skal fakturaen indeholde kundens navn, adresse og CVR-nummer, såfremt der er tale om en virksomhed.
     
  • Fakturadato
    Fakturaen skal også indeholde en faktureringsdato – altså den dato hvor fakturaen er udstedt.
     
  • Varespecificering
    Varens/ydelsens art, mængde og pris skal være specificeret i fakturaen.
     
  • Specifikation af moms og pris
    I fakturaen skal momsen også specificeres, således at den gældende momssats, momsbeløbet, den samlede pris ekskl. og inkl. moms fremgår af fakturaen. 

Bemærk, at du også skal huske at tilføje de nærmere betingelser, der er i forbindelse med salget - som f.eks. betalingsbetingelser, fragt- og leveringsbetingelser osv.

Hvordan skal fakturaen se ud?

Der er ingen lovmæssige krav til, hvordan din faktura skal se ud. Men hvis du fremsender den elektronisk, anbefales det, at du gør det i et PDF-format, således at der ikke kan redigeres i fakturaen.

Orker du ikke at fakturere dine kunder? - Få 3 gratis og uforpligtende tilbud inden for kun 48 timer fra bogholdere i dit område

Når du skal fakturere til det offentlige

Skal du fakturere til det offentlige herunder staten, regionen eller kommunen, skal du være opmærksom på, at dette skal gøres lidt anderledes. Du kan nemlig ikke blot sende en normal faktura.

I stedet skal du sende en såkaldt EAN-faktura eller en NemHandels faktura, som det også kaldes.
Siden 2005 er det offentlige gået over til EAN-fakturering for at forenkle betalingsprocessen. En EAN-faktura er en elektronisk faktura i formatet OIOUBL, hvor der fremgår et EAN-nummer, som er et 13-cifret internationalt identifikationsnummer. Nummerets formål er at identificere den pågældende offentlige institution, hvortil fakturaen skal leveres. Opgiver du ikke et EAN-nummer på fakturaen, returneres fakturaen, og betalingen bliver udskudt.

Dette lyder frygtelig kompliceret, og netop derfor har det offentlig udviklet NemHandel og den såkaldte NemHandel Fakturablanket. NemHandel er et system, hvorfra du kan sende en elektronisk faktura i det korrekte OIOUBL format direkte til det offentlige. Du skal blot udfylde de normale faktura oplysninger samt et EAN-nummer, så klarer systemet resten. Du behøver ikke selv at være i besiddelse af et EAN-nummer for at fakturere det offentlige, og ligeledes behøver du heller ikke at være registreret i NemHandelsregistret.

 

Fakturering til udlandet

Skal du fakturere til udlandet, skal din faktura som sådan ikke ændres. Det eneste du skal huske, er at tilføje dit VAT-nummer. Dit VAT-nummer er identisk med dit 8-cifret CVR-nummer blot med DK anført foran – f.eks. DK12345678.

Du skal dog være opmærksom på, at denne artikel ikke behandler de særlige momsregler, der gælder, når du sælger varer og ydelser til lande i og uden for EU. Du kan læse meget mere om EU-moms ved handel med andre lande her.

 

Slutvist skal du selvfølgelig huske diverse momsfrister og andre indberetningsdeadlines, så dine fakturaer kan blive behandlet korrekt. Hvis du derudover mangler en revisor til at håndtere dine fakturaer, så kan du få 3 gratis tilbud lige her.

Få 3 gratis tilbud

 

Vores gode venner hos Billy har skrevet en udførlig guide om opstart af virksomhed, du kan læse, hvis du vil vide endnu mere.

Artiklens indhold