Ejendomsadministration

Markedet for ejendomsadministration kan for de fleste virke komplekst og uigennemskueligt. Dette skyldes først og fremmest, at ejendomsadministration som ydelse kan komme til udtryk på et utal af måder alt afhængig af kundens behov og præferencer. En ejendomsadministrator besidder således en multifunktionel funktion, hvor arbejdsopgaverne inkluderer alt fra jura og økonomi til administration og byggeteknik. Derudover er ejendomsadministration også et felt, som selv de mest erfarne bestyrelsesmedlemmer sjældent beskæftiger sig med, da man ikke skifter ejendomsadministrator hver dag.

Som Danmarks største uvildige formidler af ejendomsadministrationsopgaver, er det vores fornemste opgave at klæde forbrugerne bedre på, inden de går ud og finder deres næste ejendomsadministrator. Derfor har vi lavet denne side, hvor vi forhåbentligt besvarer nogle af de spørgsmål, som du måtte have om ejendomsadministration. Du kan bl.a. læse mere om, hvilke ydelser en ejendomsadministrator typisk kan tilbyde, hvordan man evt. skifter ejendomsadministrator, og hvordan vi kan skaffe dig 3 uforpligtende og gratis tilbud fra 3 administratorer.

Det laver en ejendomsadministrator

Som nævnt beskæftiger og tilbyder en ejendomsadministrator sig med mange forskellige typer opgaver. En ejendomsadministrators overordnet opgave består dog af den løbende drift af ejendommen samt rådgivning til relevante beslutningstagere som f.eks. en bestyrelse eller en udlejer.

Hvilke ydelser den enkelte ejendomsadministrator yder, afhænger først og fremmest af kundens behov og præferencer, men også af hvilken type ejendom der er tale om. Det er således ikke underordnet, hvorvidt der er tale om en ejerforening, en andelsforening, et gårdlaug, en udlejningsejendom eller en erhvervsejendom, da det har indflydelse på arbejdsopgaverne, som administratoren skal varetage.

De fleste ejendomsadministratorer udbyder pakkeløsninger, hvor bestemte ydelser er inkluderet for de forskellige kundetyper. Derudover kan man tilkøbe en række specialiseret ydelser som f.eks. udarbejdelse af overdragelsesaftaler eller håndtering af byggeprojekter.

Herunder gennemgår vi nogle af de almene ydelser, som en administrator typisk varetager:

  • Den daglige kontakt til lejere/ejere herunder opkrævninger og rykkerprocedure
    Den løbende kontakt med lejere og ejere kan være en tidskrævende opgave, som meget få foreninger magter selv at varetage, medmindre foreningen er af en lille størrelse. Derfor står administratoren typisk for denne kontakt, hvor især den månedlige opkrævning af boligafgift, fællesudgifter og andre betalinger kan være en tidsrøver.  Derudover tager administratoren sig også af rykkeprocedure, og orienterer typisk bestyrelsen herom. I nogle tilfælde behandler administratoren også sager om eksklusion i samarbejde med bestyrelsen.
     
  • Betaling af regninger og løbende bogføring
    Administratoren tager sig også af betaling af foreningens regninger. Derudover bogfører vedkommende også foreningens ind- og udbetalinger, og opbevare således bilagene og det dertilhørende regnskabsmateriale i 5 år i henhold til bogføringsloven.
     
  • Klargøring og fremsendelse af regnskabet til revisor
    Administratoren klargør og fremsender alle relevante dokumenter til revisoren med henblik på udarbejdelse af årsregnskabet.
     
  • Budgetudarbejdelse og kvartalvis budgetkontrol
    Administratoren udarbejder i samarbejde med bestyrelsen eller udlejeren et drifts- og vedligeholdelsesbudget for ejendommen. Derudover kontrollerer administratoren budgettet kvartalvis, og sender denne kontrol elektronisk eller i papirform til relevante beslutningstagere som f.eks. bestyrelsen eller udlejer. Det er bl.a. i forbindelse med budgetterne at ejendomsadministratoren yder økonomisk rådgivning, og derfor også vil komme med forslag til regulering af boligafgifter.
     
  • Årlig afregning af forbrugsregnskaber
    Administratoren afregner forbrugsregnskab for vand, varme, antenne osv. over for beboerne.
     
  • Deltagelse i generalforsamlinger
    Administratoren deltager til generalforsamlinger som dirigent og referent. Derudover kan ejendomsadministratoren også være ansvarlig for indkaldelsen til ordinær generalforsamling i samarbejde med bestyrelsen.
     
  • Deltagelse i bestyrelsesmøder og regnskabsmøde
    I det omfang der er behov for det, er det også normalt, at administratoren deltager i bestyrelsesmøder og det årlige regnskabsmøde.
     
  • Overordnet juridisk og økonomisk rådgivning
    Uvildig juridisk og økonomisk rådgivning er som tidligere nævnt er en af de primære arbejdsopgaver for ejendomsadministratoren over for bestyrelsen. Rådgivningen vil naturligvis komme til udtryk i mange af de øvrige nævnte ydelser.
     
  • Håndtering af andelsboligoverdragelser
    Denne service er naturligvis kun relevant for andelsboligforeninger. Vær også opmærksom på, at denne type service normalt ikke er inkluderet i ejendomsadministratorens pakkeløsning, hvorfor der betales et særskilt gebyr for denne. Håndtering af andelsboligoverdragelser inkludere bl.a. udarbejdelse af overdragelsesaftaler, håndtering af indsigelser, pant/udlægning, bestilling af måleraflæsning, afregning overfor sælger m.v.
     
  • Registrering af ejerskifte
    For ejerforeninger registrerer ejendomsadministratoren typisk også ejerskiftet, og kontrollerer at der i den forbindelse stilles sikkerhed i overensstemmelse med foreningens vedtægter.
     
  • Besvarelse af henvendelser fra ejendomsmæglere
    Denne service er primært relevant for ejerforeninger. Dog vælger flere og flere andelsboligforeninger også at tilknytte en ejendomsmægler, når en andel skal sælges.
     
  • Besvarelse af andre henvendelser
    Derudover besvare administratoren typisk også henvendelser, som ikke skal rettes mod bestyrelsen eller en evt. vicevært. Dette kan være myndighedshenvendelser, beboerhenvendelser eller andet.
     
  • Behandling af forsikringsskader
    Ejendomsadministrationer står for behandling af skadesager vedr. ejendommen og de enkelte lejligheder.
     
  • Udarbejdelse af lejekontrakter
    Administratoren kan også stå for en udarbejdelsen af en gyldig lejekontrakt for beboelses- og erhvervslejemål.
     
  • Ansættelsesforhold
    Såfremt ejendommen skal have en vicevært tilknyttet, står ejendomsadministratoren for ansættelse af vedkommende, herunder udarbejdelse af ansættelseskontrakt, lønadministration, skattebetaling og andre relevante ansættelsesforhold.
     
  • Byggeadministration
    Administratoren kan også være ansvarlig for håndtering og koordinering af byggesager og renoveringsprojekter i ejendommen. Byggeadministration er ikke en inkluderet i den typiske ejendomsadministration, og er således en særskilt tillægsydelse pga. opgavens omfang.
     

Det er nemt at skifte ejendomsadministrator

At skifte ejendomsadministrator er ikke en lille beslutning. Der er mange ting, som man bør overveje, inden man skifter ejendomsadministrator. Derudover skal man nå til enighed blandt de relevante beslutningstagere - f.eks. blandt bestyrelsesmedlemmerne i bestyrelsen.

Trods utilfredshed med deres nuværende ejendomsadministrator undgår mange bestyrelser og udlejere desværre at udskifte denne, fordi at de frygter, at processen vil være lang, kompliceret og i værste fald resultere i fejl. Heldigvis er de fleste ejendomsadministratorer dog gode til at gøre bekymring som disse til skamme. En stor del af deres succeskriterier hviler nemlig på, hvorvidt de er i stand til at gennemføre skiftet så smertefrit som muligt.

Derfor vil man også erfare, at de fleste ejendomsadministratorer varetager alle praktiske forhold og opgaver i forbindelse med skiftet. Den nye ejendomsadministrator vil selv tage kontakt til den tidligere administrator, og få indhentet alt materiale og dokumentation. Herefter vil administratoren gennemgå foreningens økonomi og vedtæger, og forelægger på baggrund af denne gennemgang forslag til eventuelle forbedringer. Derudover gennemgås foreningens abonnementer og aftaler som f.eks. forsikringer og elpriser, således at foreningen ikke betaler for meget. Ejendomsadministratoren vil også typiske indkalde bestyrelsen til et opstartsmøde, hvor ovenstående vil blive gennemgået.

Det er derfor lettere at skifte ejendomsadministrator, end de fleste tror. Det eneste bestyrelsen eller andre beslutningstager aktivt skal gøre, er at opsige nuværende ejendomsadministrator.

Webløsning

Mange ejendomsadministratorer tilbyder i dag en webløsning inkluderet i deres ydelser. Webløsningen er således integreret med administratorens ydelser. Rent praktisk betyder dette, at foreningen får en brugervenlig hjemmeside, hvor bestyrelsesmedlemmerne selv kan stå for opsætning, tekst og billeder. Hjemmesiden fungere som en platform, der foruden at være foreningens ansigt udadtil, også faciliterer kommunikation mellem administratoren, bestyrelsen og beboere.

Foruden en hjemmeside tilbyder mange administratorer også et websystem, hvor foreningens bestyrelse og øvrige beboere kan følge med i foreningens økonomi og andre relevante forhold som f.eks. det daglige bogholderi, beboerlister m.v.

Bemærk af de forskellige webløsninger og deres funktioner varierer fra ejendomsadministrator til ejendomsadministrator.

Revisorens rolle i ejendomsadministration

Ejer- og andelsforeninger tilhører den såkaldte regnskabsklasse A i årsregnskabsloven. Som den mindste regnskabsklasse betyder dette, at forenings regnskab ikke behøver at gennemgå revision af en godkendt revisor. Der er således ikke noget lovmæssigt krav til at en forening tilknytter en revisor. Det kan dog på det kraftigste anbefales, da det giver en større sikkerhed ift. foreningens økonomi. Derudover er der nogle helt særlige regler gældende for andels- og ejerforeninger ift. fremlæggelse af årsrapporten, og det kan derfor være en fordel at tilknytte en revisor med kendskab til disse særlige regler. Årsrapporten skal derudover indeholde en ledelsespåtegning, anvendt regnskabspraksis, en resultatopgørelse og en balance som tilfældet er ved alle andre virksomheder i regnskabsklasse A.

Er der tale om en investerings-, udlejnings- eller erhvervsejendom afhænger regnskabsklassen af ejerforholdet. Er det således et større ApS eller A/S, som ejer en erhvervsejendom, er der naturligvis større krav til regnskabsaflæggelsen, end tilfældet ville være, hvis der var tale om en privat ejer.

Mange ejendomsadministratorer har faste samarbejdsaftaler med revisionskontorer, og kan således tilbyde udarbejdelsen af årsrapporten som en tillægsydelse oveni ejendomsadministrationen. Det er dog ikke altid en økonomisk gunstig aftale for foreningen, hvor man med fordel, kan forsøge at indhente priser på en revisor selv. Da Ageras også er Danmarks største uvildige netværk af revisorer, og heraf er Danmarks største formidler af revisionsopgaver, kan du også lade os gøre det hårde arbejde og indhente tilbud på en revisor her.

Byggesagsadministration

Som tidligere nævnt kan de fleste ejendomsadministratorer også bistå med byggesagsadministration i tilfælde af byggesager og renoveringsprojekter i ejendommen. Da denne type sager kræver tid, erfaring og et indgående kendskab til gennemførelse af større byggesager, anbefaler vi derfor, at man kontakter en administrator i sådan et tilfælde.

Byggesagsadministration inkluderer ydelser som f.eks. deltagelse i bestyrelsesmøde for at gennemgå projektet, finansiering og rådgivning herom, udarbejdelse af byggebudget, økonomisk byggekontrol, indhentning af tilbud på byggeteknisk rådgiver og entreprenører, økonomisk konsekvensberegning, betaling og bogføring af regninger, tegning af relevante forsikringer osv.

Byggesager kan have stor indvirkning på foreningens økonomi, hvorfor vi endnu engang anbefaler, at man tilknytter en ejendomsadministrator.

Store prisforskelle på ejendomsadministration

Som det er blevet tydeligt illustreret, er ejendomsadministration af en varierende størrelse. Der kan således være stor forskel på de forskellige udbydere, og hvad deres service inkluderer. Ydermere er markedet desværre genstand for høj uigennemskuelighed til ulempe for dig og andre forbrugere. Alt dette resulterer i et ugunstigt marked med store prisforskelle imellem de forskellige udbydere.

Netop denne uigennemskuelighed på markedet, er vores primære motivation. Vores mission er at gøre markedet for ejendomsadministration gennemsigtigt og sammenligneligt til fordel for dig. Med 3 sammenlignelige tilbud på hånden styrker vi dit beslutningsgrundlag.

Spar tid og penge med Ageras

Med Ageras sparer du tid, når vi indhenter tilbud fra relevante kandidater. Men du sparer også penge på, at vi finder den rette ejendomsadministrator. Her tænker vi sådan set ikke på honoraret for selve administrationen, selvom vores service bestemt også faciliterer en besparelse her.

Den største besparelse findes dog indirekte i selv administrationsydelserne. Her kan den rette administrator hurtigt vise sig at være en god investering. Dette kan bl.a. komme til udtryk gennem reducering af foreningens fællesudgifter, omstrukturering af foreningens lån, besparelser vedr. diverse bygge- og gårdprojekter osv.

Få 3 tilbud på ejendomsadministration hos Ageras

Ageras er Danmarks største uvildige formidler af ejendomsadministrationsopgaver. Sammen med store såvel som små ejendomsadministratorer hjælper vi ejerforeninger, andelsforeninger, gårdlaug, kommanditselskaber og erhvervs- og udlejningsejendomme i hele landet med at finde den rigtige ejendomsadministrator, som passer til lige præcis deres behov – hverken mere eller mindre.

Så hvad enten i er en større andelsforening, som har behov for en total ejendomsadministrationsløsning, eller i er en mindre erhvervsejendom med et minimalt behov, så har vi kandidaterne – vi dækker alle behov store som små.

Du skal blot udfylde vores kontaktformular, hvori du beskriver arbejdsopgaven, så kontakter vi dig hurtigst muligt med henblik på at sikre en fælles forståelse for dit behov. Herefter begynder vi at søge blandt vores kvalificerede samarbejdspartnere. Inden for 48 timer har vi fundet 3 kandidater, som matcher dit behov, og du vil herefter blive kontaktet af dem. Da ejendomsadministration er mere komplekst end som så, anbefaler vi, at du afholder personlige møder med de kandidater, som du vurderer kvalificeret til din opgave – og husk nu, at vores service er fuldstændig gratis og uforpligtende.

Få et tilbud fra 3 ejendomsadministratorer

- Gratis, uforpligtende og inden for 48 timer

Det er helt gratis og uforpligtende
Kundeservice sidder klar
77 34 80 81

Derfor skal du finde din næste ejendomsadministrator gennem Ageras

Danmarks største formidler af ejendomsadministrationsopgaver
Vores netværk muliggør, at vi kan imødekomme alle slags behov

Få en skarp pris
Vi skaber gennemsigtighed til fordel for dig

Ingen risiko
Det er gratis og uforpligtende

Sådan fungerer det

Trin 1
Udfyld formularen
Beskriv din arbejdsopgave og dine forventninger til ejendomsadministratoren. Vi finder herefter 3 relevante administratorer, hvis kompetencer lever op til dine behov og præferencer.
Trin 2
Sammenlign tilbud
Inden for 48 timer tager de 3 administratorer kontakt til dig med deres respektive tilbud. Herefter kan du sammenligne tilbuddene på baggrund af dine præferencer.
Trin 3
Vælg et tilbud
Du vælger det tilbud, hvor kvaliteten og prisen passer dig bedst, og indleder herefter et samarbejde med den pågældende ejendomsadministrator.

Find den rette ejendomsadministrator nemt og gratis

Det er helt gratis og uforpligtende