Guide: Ejendomsadministration - En vigtig del af at drive en sund forening

Bestyrelsen i en forening kan ofte have meget at se til. Derfor vælger de fleste foreninger at få outsourcet de administrative opgaver til en professionel ejendomsadministrator. 

I dette blogindlæg vil vi beskrive de forskellige grene indenfor ejendomsadministration med fokus på ejer- og andelsboligforeninger, herunder hvem der typisk administrerer foreninger, hvilke opgaver de varetager samt hvilke administrationsløsninger der findes.   

 

Hvem administrerer foreninger? 

Bestyrelsen i en forening kan som udgangspunkt godt stå for at administere deres forening selv. Vælger en forening at være selvadministrerende, bliver der typisk valgt et medlem af bestyrelsen eller en kassérer til at stå for den administrative del inklusivt regnskabet. Det kan være meget tidskrævende selv at administrere en forening i stedet for at udlicitere opgaven. Herudover er det vigtigt at det er en kompetent person, der er udvalgt til opgaven gerne med erfaring inden for regnskab/administration. Det årlige honorar til en ejendomsadministrator kan dog i sidste ende vise sig at være godt givet ud både i forhold til tidsbesparelse samt kvaliteten af det arbejde, der bliver udført. 

Har bestyrelsen besluttet, at der skal tilkobles en ekstern administrator, findes der et utal af virksomheder som tilbyder admininstrationsløsninger. Priserne kan variere en del, men et af de vigtigste parametre for et godt samarbejde er tillid og kemi. Derfor kan det være fordelagtigt at foreningens bestyrelse tager et personligt møde med potentielle administratorer, inden der tages en endelige beslutning om et fremtidigt samarbejde.

Både advokater, revisorer og deciderede ejendomsadministratorer administrerer foreninger, men der kan være stor variation i de administrationsløsninger, der tilbydes. Derfor er det vigtigt at bestyrelsen på forhånd har dannet sig et grundigt overblik over foreningens præcise behov, så man ved om de administratorer man henvender sig til, kan løse foreningens opgaver. Har foreningen ofte behov for juridisk rådgivning kan et advokatkontor være den rigtige løsning, hvorimod det kan være mere relevant med en revisor, hvis det udelukkende er regnskabet, som man ønsker hjælp til. Herudover kan det være en fordel for større foreninger (+50 boliger), hvis administrationsvirksomheden kan klare alt inhouse. Dette vil sige at virksomheden, der administrerer foreningen, har samarbejde med både revisorer, advokater og ejendomsadministratorer.  

Der er ikke et lovmæssigt krav til at ejer- og andelsboligforeninger får deres regnskab revideret af en godkendt revisor. Ikke desto mindre kan det kraftigt anbefales, da det giver en større sikkerhed i forhold til foreninges økonomi. De fleste ejendomsadministratorer har faste samarbejdsaftaler med revisionskontorer, hvilket betyder, at de kan tilbyde godkendelse af årsrapport som tillægsydelse oveni den almindelige administration. Dette er dog ikke altid den billigste løsning, så nogle foreninger vælger selv at finde en revisor.

Klik her for at få tilbud fra revisorer

Hvad laver en ejendomsadministrator?

En ejendomsadministrator varetager den løbende drift i en forening, og kan sideløbende rådgive bestyrelsen med henblik på at drive en forening med en sund økonomi. De arbejdsopgaver, der tilbydes, afhænger af hvilken type forening, der skal administreres, samt hvilke præferencer og behov foreningen eller bestyrelsen har. Ejendomsadminstratorer tilbyder som oftest to administrationsløsninger til foreninger:

- En basisløsning indeholder typisk de allermest nødvendige administrative opgaver, herunder opkrævning af fællesudgifter, betaling af regninger, klargøring af regnskab til revisor og afstemning af bogholderi, men hvor foreningen skal stå for en del administrative opgaver selv.

- En totalløsning indeholder over basisløsningen indeholder alt andet administrativt såsom beboerkontakt, løbende møder og rådgivning med bestyrelsen. Her behøver bestyrelsen altså ikke at tænke på noget administrativt selv, andet end den løbende kontakt med administrator.

Herudover kan der tilkøbes ekstra ydelser til løsningerne, som blandt andet kan være administrativ hjælp ved overdragelser/ejerskifter, byggesagsadministration og advokatydelser/juridisk rådgivning.

Vi vil herunder beskrive de mest almindelige arbejdsopgaver, som en ejendomsadministrator varetager:

Bogføring og betaling af regninger 

En vigtig opgave for en ejendomsadministrator er at sørge for at betale foreningens regninger til tiden, samt bogføring af foreningens ind- og udbetalinger. Administrator opbevarer bilag og regnskabsmateriale i 5 år i henhold til bogføringsloven. 

Opkrævning af fællesudgifter og andre ydelser

En administrator opkræver løbende fællesudgifter fra ejerne/andelshaverne, herunder varmebidrag, antenneudgifter, lån og andre ydelser, der jævnfør et budget kan være vedtaget på foreningens ordinære generalforsamling. Administrator står også for rykkerprocedurer hvis nødvendigt.

Likviditetsstyring

Løbende likviditetsstyring er vigtigt for at holde foreningen økonomisk sund, og dette kan administrator stå for, herunder optimering af evt. overskudslikviditet i samarbejde med foreningens bestyrelse.

Klargøring af årsregnskab

Ejendomsadministrator sørger for at alle bilag og andre relevante dokumenter bliver fremsendt til revisor med henblik på at udfærdige årsregnskabet. Herefter er det revisors ansvar at påtegne årsregnskabet, så det opfylder lovgivningens krav.

Udarbejdelse og kontrol af vand/varmeregnskab

Administrator udarbejder og kontrollerer forbrugsregnskab for vand og varme og afregner overfor beboerne. 

Hjælp ved overdragelser/ejerskifter

Udarbejdelse af overdragelsesaftaler, indhentning af relevante dokumenter om ejendommen, afregning af pant og udlæg m.m. Administrator tager sig af alt det praktiske i forbindelse med køb og salg af lejligheder i foreningen. Vær dog opmærksom på at der normalt betales et særskilt honorar pr. overdragelse/handel og dette dermed ikke indgår i en almindelig administrationsløsning.

Budgetudarbejdelse, planlægning og opfølgning

I samarbejde med bestyrelsen udarbejder administrator et drifts- og vedligeholdelsesbudget for ejendommen, og kontrollerer dette kvartalsvis. Ejendomsadministrator yder økonomisk rådgivning gennem processen og bringer forslag til regulering af boligafgiften.

Administration af forsikringsskader

Administrator behandler skadessager, der vedrører de enkelte lejligher eller selve ejendommen, og har den løbende kontakt med forsikringsselskabet. 

Advokatydelser / juridiske tvister

Der kan opstå juridiske behov i en forening som kræver professionel assistance. Det kan blandt andet være ved større byggeprojekter, kontraktudarbejdelser eller ved juridiske tvister/retssager. Administrator har typisk samarbejde med en advokat til at klare den juridiske rådgivning.

Indkaldelse og deltagelse ved generalforsamling

Administrator står for at indkalde og deltage ved ordinære/ekstraordinære generalforsamlinger som dirigent, og udarbejder efterfølgende et referat af mødet, der bliver sendt til foreningens beboere. Dette er oftest en del af totalløsningen, og ikke basisløsningen.

Deltagelse i bestyrelsesmøder

Hvis foreningens bestyrelse ønsker det, kan ejendomsadministrator også deltage i bestyrelsesmøder. 

Rådgivning ved vedtægtsændringer

Har foreningen besluttet at ændre vedtægterne kan administrator hjælpe og rådgive bestyrelsen igennem denne proces. 

Optimering af lån og forsikringer

Det er sundt for en forening løbende at få tjekket sine lån og forsikringer igennem, og administrator kan sørge for at optimere disse. 

Byggesagsadministration

Står foreningen af den ene eller anden årsag overfor et byggeprojekt, vil administrator kunne hjælpe med alt det praktiske bl.a. kontakt med entreprenører og offentlige myndigheder, klarlægge finansieringsmuligheder, tegne forsikringer og være i løbende dialog med bestyrelsen. Du kan læse mere om dette i afsnittet ”Byggeprojekter i en forening og administrators involvering”.

Kontakt med vicevært

Administrator sørger for at ansætte en vicevært til ejendommen, samt andre ansættelsesforhold  og lønadministration. Herudover har administrator og bestyrelsen løbende kontakt med viceværten.

Digitalisering herunder udarbejdelse af hjemmeside

Administrator kan sørge for at implementere en hjemmeside til foreningen. Du kan læse mere om dette i afsnittet: ”Webløsning til foreningen”

Kontakt med beboere / kommune / relevante myndigheder

Administrator besvarer også typisk henvendelser fra beboerne og kommunen samt andre relevante myndigheder.

Byggeprojekter i en forening og administrators involvering

En anden god grund til at få tilkoblet en administrator, er hvis ejendommen i foreningen står overfor et byggeprojekt. Det kan fx være at ejendommen skal gennemrenoveres/vedligeholdes, have lagt et nyt tag, bygget altaner eller have lavet en ny gård.

Det kan være fordelagtigt at involvere en ejendomsadministrator og en byggerådgiver i processen. Ofte vil administrator opstille et projekt, der både beskriver finansieringsmulighederne, samt de tekniske aspekter i byggeprojektet. Herudover sikrer ejendomsadministrator at det juridiske grundlag er på plads med entreprenører og byggetekniske rådgivere, og sørger for at parterne lever op til den indgåede aftale, og får den aftalte betaling for arbejdet. Det er også vigtigt at der bliver tegnet de nødvendige forsikringer, og at finansieringen er på plads. 

Herudover varetager administrator i samarbejde med en advokat evt. juridiske tvister i forbindelse med byggesagen, samt den løbende kontakt med beboerne og bestyrelsen, der informeres om byggeplanerne, herunder hvilke konsekvenser dette har for fællesudgifterne. Vælger bestyrelsen i en forening at gå videre med et byggeprojekt, skal dette behandles og vedtages på en generalforsamling. 

Det er også vigtigt at de forskellige tilladelser er på plads. For eksempel skal der i dag søges om byggetilladelse for opsætning af altaner eller tagterrasser, og der er lavet er regelsæt som beskriver præcis hvor store de må være, og hvor de må placeres. 

Konklusionen må være at der er mange praktiske og juridiske ting, der skal være på plads ved byggeprojekter. Derfor kan foreningen med fordel involvere en ejendomsadministrator i processen. 

Webløsning til foreningen

Vi lever i en verden med stigende fokus på webbaserede løsninger. Kommunikation- og informationsflowet kan optimeres i en forening ved at få implementeret en hjemmeside, og på samme måde undgår man unødig papirsspild og arkiv-opbevaring af vigtige dokumenter. Herudover har beboerne i foreningen hele tiden adgang til relevante informationer og dokumenter.

De fleste ejendomsadministratorer tilbyder webløsninger som en del af deres administrationspakke. Afhængig af foreningens ønsker og behov, kan adminstrator lave en skræddersyet hjemmeside til foreningen, der både præsenterer foreningen professionelt udadtil, men også implementer funktioner, der øger kommunikationsflowet mellem beboerne, bestyrelsen og administrator. 

Når administrator laver en hjemmeside til en forening kan indholdet blandt andet være:

  • Informationer om ejendommen samt billeder
  • Nyheder/nyhedsbreve
  • Internt beboer og bestyrelsesintranet med adgang til vigtige foreningsdokumenter som vedtægter, årsregnskab, budgetter og referat af generalforsamlinger etc.
  • Kontaktformular til foreningens bestyrelse og administrator
  • Kalender
  • Opslagstavle/beboerafstemninger

Som udgangspunkt leverer administrator en brugervenlig webløsning, hvor bestyrelsen selv har mulighed for at opsætte siden med billeder og tekst som de ønsker det.

Man skal være opmærksom på at de forskellige webløsninger som administrator tilbyder varierer, og derfor er det en fordel hvis bestyrelsen på forhånd har klarlagt deres ønsker og behov til hvad deres hjemmeside skal indeholde. 

Hvordan skifter foreningen administrator?

Selvom bestyrelsen i en forening er utilfreds med deres ejendomsadministrator, vælger mange ikke at skifte til en ny administrator fordi de er bange for høje transaktionsomkostninger og en alt for tidskrævende proces ifm. skiftet. Dette er dog i langt de fleste tilfælde ikke situationen.

Det vigtigste i processen med at skifte administrator er at beslutningstagerne er enige om et skifte af administrator. I nogle foreninger har bestyrelsen mandat til at vælge ny administrator på foreningens vegne, i andre tilfælde skal dette besluttes på en generalforsamling.

Når foreningen endeligt har besluttet sig for at skifte ejendomsadministrator, og har fundet deres fremtidige samarbejdspartner, er processen ganske simpel. Bestyrelsen skal bare opsige deres nuværende ejendomsadministrator og herefter klarer den nye ejendomsadministrator resten af overdragelsesprocessen, der blandt andet indebefatter:

  • Kontakter nuværende administrator med henblik på overdragelse af materiale
  • Fremsender relevante fuldmagter
  • Opretter eller overfører eksisterende PBS-aftaler
  • Sender brev til alle beboere om administratorskift
  • Klargører webløsning og lægger løbende dokumenter ind

Bestyrelsen skal være opmærksom på at der som oftest er en opsigelsesvarsel hos foreningens nuværende ejendomsadministrator. Denne opsigelsesvarsel kan variere fra en måned til et halvt år alt afhængig af, hvad der står i foreningens administratoraftale omkring opsigelse. 

Find jeres nye ejendomsadministrator her

Det kan være svært at vide præcis hvor man skal henvende sig, når man som forening vil finde en ejendomsadministrator. Priserne varierer meget, og det samme gør de administrationsløsninger, som man bliver tilbudt. 

Ageras kan hjælpe med at finde den helt rette ejendomsadministrator til jer. Vi hører ind til foreningens behov og præferencer og på den måde er i sikret, at de administrationsløsninger som vi finder, er skræddersyet til jeres forening. Herefter finder vi op til tre gode konkurrencedygtige tilbud til jer. Husk at det ikke altid er prisen, der er det afgørende parameter, men derimod personlig kemi og tillid. 

Udfyld dine kontaktoplysninger og modtag konkurrencedygtige tilbud fra ejendomsadministratorer nær dig:

Klik her for at få tilbud fra ejendomsadministratorer

Posted: 03 Mar, 2020

Ageras yder ikke individuel økonomisk eller juridisk rådgivning, men samarbejder i stedet med advokater og revisorer, der kan hjælpe dig videre. Udfyld formularen herunder og modtag tilbud fra professionelle rådgivere indenfor ganske kort tid.

Klik her for at få tilbud fra advokater og revisorer